Veiledninger, notater og retningslinjer om ph.d. med anbefalinger fra arbeidsgrupper og UHRs styre. 

Forskrift om ansettelsesvilkår for stillinger som postdoktor, stipendiat, vitenskapelig assistent og spesialistkandidat (lovdata.no)

Felles praksis ved kostnadsberegning for veiledning og opphold for ph.d.-kandidater ved gradsgivende UH-institusjon

Etter råd fra en arbeidsgruppe har UHR-Forskning foreslått en felles praksis for kostnadsberegning for veiledning og opphold for ph.d.-kandidater som ikke har arbeidsplass/er ansatt ved gradsgivende institusjon. Dette gjelder:

1.     Ph.d.-kandidater finansiert gjennom Nærings- og offentlig ph.d.-ordningen

2.     Ph.d.-kandidater ansatt i instituttsektoren

3.     Ph.d.-kandidater ansatt ved én UH-institusjon og tatt opp på doktorgradsprogram ved en annen

Anbefalingene er som følger:

1.     Avtale om betaling bør spesifiseres i doktorgradsavtalen del c (som handler om samarbeid med eksterne aktører) før ph.d.-kandidaten starter på doktorgraden.

2.     TDI-modellens IK-sats bør brukes for å beregne de indirekte kostnadene (som kontorplass, IT, bibliotekstjenester og administrasjon, inkludert bedømmelse og disputas) for tiden kandidaten oppholder seg ved gradsgivende institusjon. Avtale om betaling spesifiseres i doktorgradsavtalen del c før ph.d.-kandidaten starter på doktorgradsarbeidet.

3.     Leiestedskostnader (som bruk av laboratorier og annen forskningsinfrastruktur) bør beregnes i henhold til leiestedsmodellen før oppstart av et prosjekt. Det skal gjøres en tydelig avtale mellom gradsgivende institusjon og doktorgradskandidatens vertsinstitusjon om finansiering av leiestedsutgifter før oppstart av doktorgradsprosjektet. Avtalt finansiering spesifiseres i doktorgradsavtalen del c.

Rapporten fra arbeidsgruppen kan leses her.

Rapporten ble sendt på en høringsrunde i sektoren, og de fleste høringsinstansene ga sin tilslutning til anbefalingene. Alle høringssvarene finnes her.

Dette er ment som veiledende retningslinjer, som skal bidra til økt forutsigbarhet og til at institusjonene tidlig avklarer kostnadsspørsmål seg imellom, eventuelt mellom gradsgivende institusjon og ekstern samarbeidspartner. Hva som er en rimelig kostnadsfordeling kan imidlertid variere, og det er opp til institusjonene å utarbeide avtalene i hvert enkelt tilfelle.

Det vil bli jobbet videre med en mal for doktorgradsavtalen del c.

Grunnet tiltak for å begrense spredningen av koronaviruset er gjennomføring av disputas ved fysisk oppmøte ikke mulig. Flere institusjoner planlegger nå virtuelle disputaser i stedet. I de aller fleste tilfeller vil en slik løsning være å foretrekke fremfor utsettelse. Med utgangspunkt i innspill og modeller fra institusjonene har UHR utformet en veiledning for hvordan dette kan gjennomføres i praksis. Hovedrammen for dette bygger på NMBUs tiltaksplan for gjennomføring av virtuell disputas. 

Fakultetet ved dekan avgjør etter en samlet vurdering om prøveforelesning og disputas skal gjennomføres eller utsettes. Det er ikke et krav at prøveforelesningen er offentlig, men selve disputasen må være offentlig for å være gyldig. Dette kravet kan ikke fravikes, men under følger beskrivelser av hvordan dette nå kan oppfylles.

Heldigital disputas kan gjennomføres:

• Disputas kan gjennomføres heldigitalt dersom fysisk tilstedeværelse er umulig grunnet koronasituasjonen. Dekanen avgjør om disputas skal gjennomføres fysisk i et lokale eller heldigitalt. Fakultetet organiserer og legger til rette for disputas. 
• Fysisk oppmøte i et eventuelt disputaslokale ved institusjonen skal begrenses til et absolutt minimum. Ved spørsmål kontakt sikkerhetsleder. For å sikre gjennomføring av disputasen, organiserer fakultetet den fysiske deltakelsen fra nødvendig administrativt og teknisk personale.
• Dersom det skal benyttes et disputaslokale ved institusjonen skal Eiendomsavdelingen ha beskjed om tid og sted for gjennomføring av disputas i god tid på forhånd.

Ved diskusjon i et digitalt rom, er det viktig å være klar over risikoen for teknisk avbrudd, unødig støy og forsøk på sabotasje utenfra. Vi ber komiteene og disputasens leder på forhånd ha avklart at prøveforelesning/disputas kan avbrytes grunnet slik forhold.

Deltakelse og presentasjoner:

• Ph.d.-kandidaten, disputasleder og de tre medlemmene av bedømmelseskomiteen må som minimum delta i prøveforelesning og disputas.
• Disputasens leder og komiteens leder skal fungere som moderatorer også ved en digital avvikling.
• Dersom institusjonens interne medlem ikke kan delta, kan fakultetet oppnevne et settemedlem (et nytt internt medlem) til bedømmelseskomiteen. Dersom et av de eksterne medlemmene av komiteen ikke kan delta, kan institusjonens interne medlem tre inn som stedfortreder og fylle opponentrollen.
• Digitale presentasjoner må kunne deles med alle deltakere og publikum.
• Deling av avhandlingen før disputas er også mulig å få til (ofte krav om tilgjengeliggjøring 2 eller 3 uker før disputas). Dette løses ved at det informeres om muligheten til å få tilsendt en PDF-versjon av avhandlingen på disputasoppslaget på nett, med kontaktinformasjon til en som kan sende ut avhandlingen. En slik løsning vil ikke bryte med ev. rettigheter forlag har til publiserte artikler. 

Krav om offentlig disputas:

• Krav til offentlighet kan dekkes ved at publikum gis adgang til å følge disputasen som strømming i sanntid av lyd og video. 
• Spørsmål fra publikum (ex-auditorio) må kunne stilles via den digitale plattformen eller via e-post.
• Det anbefales å spørre institusjonens IT-avdeling, om det er nødvendig å begrense antallet deltakere i det digitale rommet som disputasen gjennomføres i. Dette for å redusere risiko for tekniske problemer.

Digitale plattformer:

Tekniske konferanseløsninger kan være Teams eller Zoom. Skype for Business kan også benyttes. (Se f.eks. UiOs veiledning for bruk av Zoom.)

Annonsering av disputas må inneholde:

• Grunnet koronaepidemien og medfølgende restriksjoner, er det begrensninger på fysisk deltakelse under disputasen.
• Informasjon om digital tilgang til (prøveforelesning og) disputas, inkludert info om den digitale plattformen som benyttes.
• Hvordan man får tilgang til den godkjente avhandlingen. Dette kan for eksempel gjøres ved å sende PDF-versjon av godkjent avhandling per e-post eller dele dokument via Office365 OneDrive med innmeldte deltakere.
• Hvordan man kan opponere ex auditorio.
• Hvem som kan besvare spørsmål i forkant av (prøveforelesning og) disputas.

Disputasen må avlyses dersom ett av følgende inntreffer:

• Institusjonens interne medlem/settemedlem i komiteen ikke kan delta.
• Ett av de eksterne komitemedlemmene (eller internt medlem som er stedfortreder i opponentrollen) ikke kan delta i disputasen.

På initiativ fra Forum for forskerutdanning ble det høsten 2022 etablert en arbeidsgruppe som skulle fremme anbefalinger om hvordan universitetene og høyskolene kan styrke eller bygge opp sin ph.d.-veilederopplæring. Rapporten fra arbeidsgruppen er ment som en ressurs for institusjonene. Les mer i rapporten Institusjonelt ansvar for veilederopplæring på ph.d.-nivå.